IKI-Corona-FAQ

Personalausgaben, Mietausgaben für Projektbüros, etc.

Unverschuldete Mehrausgaben, die weiterhin anfallen, sind basierend auf Nachvollziehbarkeit und im Sinne der Sparsamkeit erstattungsfähig. Aufgrund der Erfahrung, dass auch im üblichen Projektverlauf häufig Einsparungen auftreten, bitten wir darum, die unvermeidbaren Mehrausgaben je nach Stadium Ihres Projekts zunächst im Rahmen der verfügbaren Mittel zu finanzieren. Eine Laufzeitverlängerung sollte erst gegen Ende Ihres Projektes beantragt werden (siehe Frage zu Änderungen im Projektverlauf).

Bitte versuchen Sie während der pandemiebedingten Einschränkungen insbesondere solche Projektaktivitäten so gut und effizient wie möglich voranzutreiben, die auch unter den erschwerten Rahmenbedingungen vorbereitet und/oder umgesetzt werden können.

Nicht stornierbare Buchungen/Stornierungsausgaben z. B. bei der Absage von Workshops und Veranstaltungen

Bitte stornieren Sie vertragliche Zusagen (z. B. für Veranstaltungen oder Reisen etc.) sofern möglich und bemühen Sie sich proaktiv um eine mögliche Erstattung der anfallenden Ausgaben bei Ihren Vertragspartnerinnen und -partnern. Prüfen Sie bitte, ob ein Versicherungsschutz greift.

Bitte informieren Sie Ihre Ansprechpersonen im IKI Office der Zukunft – Umwelt – Gesellschaft (ZUG) über absehbare Ausfallausgaben. Nicht stornierbare Buchungen/unverschuldete Ausfallausgaben sind schriftlich nachzuweisen. Dabei muss deutlich werden, dass sich um eine Erstattung bemüht wurde. Vorbehaltlich einer Prüfung im Rahmen des Verwendungsnachweises/Schlussberichts können Stornierungsausgaben (z. B. für Mieten, Technik, Dienstleistungen, Referentinnen und Referenten, Catering etc.) zuwendungsfähig sein und abgerechnet werden. Bitte sammeln und dokumentieren Sie sämtliche Belege für unvermeidbare Ausfall- und Stornierungsausgaben, die angesichts der aktuellen Einschränkungen durch die Coronavirus-Pandemie anfallen, damit eine spätere Prüfung der Zuwendungsfähigkeit ermöglicht werden kann.

Bitte führen Sie, wenn möglich, Ihre geplanten Workshops oder Veranstaltungen als Videokonferenzen durch. Bitte stornieren Sie außerdem vertragliche Zusagen (z. B. für Veranstaltungsorte) so vorausschauend und frühzeitig wie möglich.

Dienstreisen jeglicher Art (z. B. für Ländermissionen, Kickoff-Meetings, Veranstaltungen)

Bitte stornieren Sie vertragliche Zusagen (Hotels, Bahnreisen, Flüge, etc.) soweit wie möglich und bemühen Sie sich proaktiv um die mögliche Erstattung der anfallenden Ausgaben bei Ihren Vertragspartnerinnen und -partnern. Bitte prüfen Sie, ob ein Versicherungsschutz greift.

Bitte informieren Sie Ihre Ansprechpersonen im IKI Office der ZUG über absehbare Ausfallausgaben. Nicht stornierbare Buchungen/unverschuldete Ausfallausgaben sind schriftlich nachzuweisen. Dabei muss deutlich werden, dass sich um eine Erstattung bemüht wurde. Vorbehaltlich einer Prüfung im Rahmen des Verwendungsnachweises/Schlussberichts können Stornierungsausgaben (z. B. für Reisekosten und Hotelbuchungen) zuwendungsfähig sein und abgerechnet werden. Bitte sammeln und dokumentieren Sie sämtliche Belege für unvermeidbare Ausfall- und Stornierungsausgaben, die angesichts der aktuellen Einschränkungen durch die Coronavirus-Pandemie anfallen, damit eine spätere Prüfung der Zuwendungsfähigkeit ermöglicht werden kann.

Ja, solche Ausgaben sind zuwendungsfähig. Voraussetzung dafür ist, dass ein unmittelbarer und vor allem auch begründbarer Zusammenhang zu den Projektaktivitäten und damit zur Projektzielerreichung besteht. Beispiel: Die Beschaffung von Schutzausrüstung würde es ermöglichen, eine bestimmte Projektaktivität/Veranstaltung durchzuführen, die sonst nicht durchführbar wäre. Wie auch für alle anderen Projektausgaben gilt, dass die Ausgaben für Schutzausrüstung unbedingt notwendig, auch in Bezug auf die Menge, und wirtschaftlich angemessen sein müssen.

Verschiebungen von nicht benötigten Mitteln in Folgejahr(e) können formlos per E-Mail beantragt werden (siehe Frage unten: Wie beantrage ich notwendige Anpassungen im Projektverlauf?).

Ist absehbar, dass abgerufenen Mittel nicht innerhalb der Mittelverwendungsfrist verausgabt werden können, ist das IKI Office der ZUG unverzüglich zu informieren. Die weitere Vorgehensweise (z. B. Rücküberweisung, Verrechnung von Mitteln mit der nächsten Mittelanforderung etc.) erfolgt in enger Abstimmung mit dem BMWK bzw. BMUV. Bitte nehmen Sie nicht ohne vorherige Rücksprache mit den Ansprechpersonen des IKI Office der ZUG Rückzahlungen an die Bundeskasse vor.

Aufgrund der enormen Vielfalt der IKI-Projekte (Beratungsprojekte vs. Projekte im Feld) lassen sich mögliche Einsparpotenziale in erster Linie nur projektspezifisch ermitteln. Die Expertise liegt an dieser Stelle bei den Projektverantwortlichen selbst. Die Erfahrungen in der Gesamtbetrachtung haben jedoch gezeigt, dass vor allem Reiseausgaben erhebliche Einsparpotenziale bergen. So kann die Durchführung von virtuellen Meetings zu Einsparungen führen, durch die Mehrausgaben an anderer Stelle gedeckt werden können.

Beispiel Mittelumbewilligung: Eine nicht durchgeführte Interkontinentalreise kann Einsparungen ergeben, durch die andere Ausgaben (z. B. Personalausgaben) gedeckt werden können. Dabei ist zu beachten, dass – sofern im Zuwendungsbescheid/Zuwendungsvertrag keine Festbetragsfinanzierung festgelegt wurde – die Einzelansätze des Finanzierungsplans/des Budgetplans (A – Personalausgaben, B – Sächliche Verwaltungsausgaben und C – Investitionsausgaben) ohne vorherige Zustimmung des BMWK bzw. BMUV nur bis zu maximal 20 % (bei Einsparungen an anderer Stelle) überschritten werden dürfen (siehe ANBest-P, Nr. 1.2 oder Bestimmungen des Zuwendungsvertrages).

Werden Einzelansätze zu mehr als 20 % überschritten sind Mittelumbewilligungen in jedem Fall mitteilungs- und genehmigungspflichtig.

Konkrete Projektaktivitäten verzögern sich, können voraussichtlich aber zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden/Es bestehen Unsicherheiten zur Erfüllung von vertraglichen Verpflichtungen.

Bitte teilen Sie absehbare Verzögerungen oder Engpässe in der Projektumsetzung Ihren Ansprechpersonen im IKI Office der ZUG möglichst frühzeitig mit, damit mögliche Ausgabeverluste vermieden werden können.

Anpassungen im Projektverlauf sind mitteilungspflichtig, wenn sie:

• auf Output- bzw. Outcome-Ebene das Projekt beeinflussen,
• zusätzliche Ausgaben im Projektbudget verursachen,
• eine Verlängerung der Projektlaufzeit notwendig machen oder
• die jährliche Mittelplanung entsprechend des konkret vorliegenden Förderdokumentes (Zuwendungs- bzw. Änderungsbescheid/Zuwendungsvertrag/Zuwendungsvereinbarung) nicht mehr eingehalten werden kann.

Für die Beantragung von notwendigen Anpassungen im Projektverlauf, nutzen Sie bitte grundsätzlich das Änderungsformular auf der IKI-Webseite zur Einreichung eines Änderungsantrages.

Einzelheiten zum Versand des Formulars entnehmen Sie bitte dem Vordruck.

Bitte lesen Sie sich an dieser Stelle auch die nächsten nachstehenden Fragen & Antworten durch.

Ja, auch für Vorbereitungsphasen gelten die gleichen Verfahren, wie oben beschrieben.

Zwischennachweise/Zwischenberichte, Verwendungsnachweise/Schlussberichte

Bitte teilen Sie Ihren Ansprechpersonen im IKI Office frühzeitig mit, wenn Fristen für Zwischennachweise/Zwischenberichte oder Verwendungsnachweise/Schlussberichte nicht eingehalten werden können. Gegebenenfalls kann eine Fristverlängerung vereinbart werden.

Wir haben großes Verständnis, dass es aufgrund der aktuellen durch das Coronavirus bedingten Situation zu Verzögerungen bei der Erstellung von Projektanträgen kommen kann (insbesondere bei der Koordinierung mit dem Konsortium und Partnerorganisationen oder -ländern). Sofern absehbar, informieren Sie Ihre Ansprechpersonen im IKI Office der ZUG bitte rechtzeitig, dass vereinbarte Fristen nicht eingehalten werden können. Wir bitten darum, soweit wie möglich, Videokonferenzen und sonstige virtuelle Formate zu nutzen, um die Projektvorbereitung zu gewährleisten und Verzögerungen so gut wie möglich zu vermeiden.

Mittelanforderungen können per E-Mail an die Adresse Buero-KD1(at)bmwk.bund.de gerichtet werden.

Für Projekte aus dem Bereich Biodiversität können Mittelanforderungen per E-Mail an die Adresse NI5-IKI(at)bmuv.bund.de gerichtet werden.

Eine schriftliche Einreichung von Mittelanforderungen ist nicht mehr notwendig.

Sofern Sie Änderungen bei den Projektaktivitäten erwägen, teilen Sie dies Ihren Ansprechpersonen im IKI Office der ZUG bitte rechtzeitig mit.

Wir haben großes Verständnis, dass es aufgrund der aktuellen durch das Coronavirus bedingten Situation zu Verzögerungen insbesondere bei der Koordinierung mit dem Konsortium und Partnerorganisationen oder -ländern kommt. Sofern absehbar, informieren Sie Ihre Ansprechpersonen im IKI Office der ZUG bitte rechtzeitig, dass vereinbarte Fristen nicht eingehalten werden können. Wir bitten darum, soweit wie möglich Videokonferenzen und sonstige virtuelle Formate zu nutzen, um die Projektvorbereitung zu gewährleisten und Verzögerungen so gut wie möglich zu vermeiden.

Generell können Projekte nur nach erfolgter Absicherung beauftragt werden. Ausnahmen sind nur in begründeten Einzelfällen möglich.

Wir informieren Sie über Zwischenschritte in den jeweiligen Auswahlverfahren auf unserer Website. Alle Organisationen, die eine Skizze in einem unserer Ideenwettbewerbe einreichen, werden nach Abschluss des jeweiligen Auswahlverfahrens über das Ergebnis informiert. Wir bitten Sie daher, von Einzelanfragen an das IKI Office der ZUG abzusehen.